زیر سیستم کنترل موجودی

 

ویژگی های شاخص

o       کنترل موجودی کالاهای یک سازمان از نظر تعدادی و ریالی از جمله حداقل وظایف یک مجموعه زیر‌سیستم کنترل موجودی می‌باشد. موجودی کالاهای یک انبار توسط اسنادی با عنوان رسید کالا افزایش و اسنادی با عنوان حواله کالا کاهش پیدا می‌کنند. لذا، در هر سازمان، برای هر نوع رسید یا حواله انبار تا لحظه تحقق این رسید و حواله، گردش کار و فعالیتهایی وجود دارد که منجر به صدور سند رسید یا حواله می‌گردند. این گردش کارها در هیچ سازمانی یکسان نبوده و هر چند با تغییرات کوچک در سازمانها متغیر هستند. بعنوان مثال یک رسید خرید کالا را در نظر بگیرید. در یک سازمان فرضی، در راستای تحقق یک رسید خرید فعالیتهایی صورت می‌پذیرد که میتواند شامل:

-        ثبت درخواست خرید توسط واحد انبار

-        تایید شدن درخواست توسط واحد تدارکات

-        سفارش خرید توسط واحد تدارکات

-        تایید سفارش توسط مدیریت

-        رسید موقت خرید کالا جهت کنترل کیفی

-        تاییدیه کنترل کیفی / عدم تایید کنترل کیفی

-        رسید خرید کالا به انبار / عودت کالا به فرستنده

همانطور که مشاهده می‌کنید تعداد قابل توجهی فعالیت تا تحقق رسید کالا به انبار انجام می‌شوند. با استفاده از زیر سیستم تعریف گردش کار همگامان، شما می‌توانید تمامی این اسناد را و توالی انجام آنها را در سیستم تعریف نمایید. در نتیجه هر شخص در سازمان کارتابلی خواهد داشت که کارهای مربوط به او در آن کارتابل قرار دارد. بعنوان مثال مسئول کنترل کیفی سازمان، در کارتابل خود تعدادی رسید موقت باز مشاهده خواهد کرد و با باز کردن آنها امکان تایید یا عدم تایید را خواهد داشت. متقابلاً، انبار دار در انبار خود تعدادی تاییدیه کنترل کیفی را مشاهده خواهد کرد که می‌تواند با باز کردن آنها اقدام به صدور رسید نماید. پس از آن این رسیدها به کارتابل واحد مالی جهت صدور صورت حساب و ریالی نمودن رسید ارسال خواهد شد.

o    پشتیبانی کامل از حسابداری استاندارد: نظام استاندارد در سيستم جامع همگامان، با اهداف زير طراحي و پياده سازي شده است:

1.      ارائه گزارش موجودي ريالي لحظه اي

2.       ابزاري براي كنترل

3.      ارائه گزارش انحراف نرخ خريد واقعي نسبت به استاندارد ( بودجه)

4.      ارائه گزارش انحراف نرخ مصرف واقعي نسبت به پيش بيني ( بودجه)

5.      امكان ارائه گزارشهاي ميان دوره اي ( ماهانه ) سريع با  حداكثر دقت ممكن

6.   در اين حالت سيستم در انتهاي ماه براي  وروديهاي فاقد ارزيابي واقعي ، ارزيابي استاندارد، و براي وروديهاي با ارزيابي واقعي، نرخ واقعي را مبنا قرار داده و با دقت نزديك به واقعيت و با سرعت مناسبي، گزارشهاي ميان دوره اي تهيه مي‌گردد.

7.       فرهنگ سازي و بستر سازي سازماني براي استقرار سيستم‌هاي بهينه سازي منابع