زیر سیستم دریافت و پرداخت - خزانه داری

شرکت های مدیریت هرگونه گردش مالی نقد و اسناد خود را با استفاده از زیر سیستم دریافت و پرداخت انجام می‌دهد. سیستم به گونه ای طراحی شده که پس از انجام تنظیمات اولیه در فرآیند استقرار به همراه تیم مالی و مدیریت مالی شرکت، کاربر نهایی با داشتن حداقل اطلاعات مالی می تواند اقدام به بهره برداری از سیستم نماید. چرا که نیاز به شناسایی حساب های معین را نخواهد داشت.

 

ویژگی های شاخص

o       منابع و مصارف: تعریف منابع و مصارف با هدف تهیه صورتهای گردش وجوه نقد شرکتهای انجام می‌گردد.  منابع / مصارف   را ميتوان علت ورود / خروج  پول در سيستم دانست كه مفهومي فراتر از طرف حساب ثبت سند مالي مربوطه در حسابداري مالي است. براي مثال  براي دريافت وجه نقد ناشي از فروش ، منبع مورد نظر  "فروش" خواهد بود در حاليكه  حساب معين مترادف آن براي صدور سند "بستانكاران تجاري" یا "حسابهای دریافتنی" است كه ممكن است براي  مشتري مذكور ، اسناد ديگري و به دلائلي غير از فروش نيز گردش داشته باشد. با تعريف گروههاي مورد نظر و تشكيل درخت براي ساختار منابع / مصارف،‌ امكان تهيه گزارش منابع / مصارف جريان نقدينگي بانكها وجود خواهد داشت.

o       عملیات ارزی: امكان ثبت عمليات ارزي نيز در سيستم وجود دارد. در اين حالت سيستم بطور خودكار سند ريالي معادل مقدار ارز را صادر مي كند. در سند حسابداري معادل، علاوه بر معادل ريالي، مقدار ارز وارده نيز در يك ستون مجزا ثبت ميگردد و در اسناد دستي در سيستم حسابداري ارزي با مقدار دهي مناسب ستون ارزي، امكان تهيه گزارش دفتر ارزي براي حساب بانك يا مشتري ارزي وجود دارد.

o       تعریف انواع اسناد: با توجه به پياده سازي پارامترهاي مناسب ، تعريف انواع روشهاي مبادله پول و سند مانند سفته ، ضمانت نامه ، برات  در سيستم وجود دارد.

o       دریافت / پرداخت بر مبنای مجوز ها و صورتحساب‌های خرید و فروش: از ديگر ويژگيهاي سيستم، امكان دريافت / پرداخت بر مبناي مجوزهاي تعريف شده در سيستم مانند قراردادهاي خريد / فروش و نيز صورتحساب‌هاي خريد / فروش است. امكان كنترل سقف اعتبار ريالي و زماني براي مشتريان و تسويه خودكار صورتحساب‌ها نیز از ديگر امكانات سيستم است.

o       صدور خودکار و آنی اسناد حسابداری: سیستم به طور پیش فرض اسناد مالی مربوط به هر تراکنش مالی را بطور آنی و لحظه ای صادر می نماید. در نتیجه در هر لحظه می توان انتظار داشت تراز حسابداری مالی با تزار خزانه داری همخوانی داشته باشد. همچنین امکان فراموشی در صدور اسناد مالی وجود نخواهد داشت.

o       تغییر وضعیت اسناد: اسناد دریافت و پرداخت مدت دار مثل چک وارده یا چک صادره امکان تغییر وضعیت گروهی بین وضعیت های مختلف را بطور گروهی دارند. بعنوان مثال تمامی چکهای وارد شده در یک تاریخ و واگذار شده به یک بانک را میتوان در قالب یک عملیات واحد به وضعیت واگذار به بانک و سپس به وضعیت وصول شده یا واخواست شده تغییر وضعیت داد. سند مالی مربوطه بطور آنی صادر خواهد شد. همچنین امکان استرداد اسناد، واگذاری چکهای وارده به غیر و تبدیل به نقد کردن این اسناد وجود دارد.

o       تجمیع اسناد: اسناد صادر شده در یک تاریخ توسط یک کاربر از یک نوع در سیستم تجمیع میگردند. در نتیجه از ازدیاد اسناد مالی بطور بی رویه جلوگیری خواهد شد. تجمیع خودکار اسناد جزو ویژگی های منحصر به فرد در سیستم‌های مالی همگامان بوده و در سایر زیر سیستم ها نیز صدق می‌کند. البته این تجمیع مادامیکه سند تایید نشده انجام می‌شود.